Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, ihren Jahrs-/Konzernabschluss spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag an das Firmenbuchgericht zu übermitteln. Die Abschlüsse zum 31.12.2018 sind daher bis zum 30.9.2019 offenzulegen.
Die gesetzlichen Vertreter (!) von Kapitalgesellschaften sind verpflichtet[1], den Jahresabschluss samt Lagebericht und den endgültigen Umlauf- bzw Gesellschafterbeschluss über die Ergebnisverwendung binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag mit dem Bestätigungsvermerk beim Firmenbuchgericht des Gesellschaftssitzes elektronisch einzureichen. Für Zwecke der Bilanzierung, Prüfung und Offenlegung gelten die gleichen Vorschriften auch für sogenannte „kapitalistische Personengesellschaften“ (zB GmbH & Co KG), bei denen keine natürliche Person als unbeschränkt haftender Komplementär fungiert. Die Offenlegungspflicht gilt auch für Zweigstellen ausländischer Kapitalgesellschaften[2]
Erleichterungen bestehen für Kleinstkapitalgesellschaften[3] im Hinblick auf den Umfang der Offenlegung, sodass diese nur die Bilanz und gegebenenfalls die „Information zum negativen Eigenkapital“ publizieren müssen.
Im Rahmen des Datendienstes „Elektronischer Rechtsverkehr-Jahresabschlüsse“ (ERV-Jab) ist die elektronische Übermittlung von Jahresabschlüssen über FinanzOnline an die Firmenbuchgerichte möglich. Ebenfalls besteht die Möglichkeit der Übermittlung über den Dienst „elektronischer Rechtsverkehr der Justiz“ (webERV).
Neben den technischen Voraussetzungen ist in jedem Fall ein Abbuchungs- oder Einziehungsauftrag zu Gunsten der Justiz erforderlich. Die Kosten der Eintragung betragen € 21, die gerichtliche Eingabegebühr beträgt für GmbH € 34 bzw für AG € 152.
TIPP: Gesellschaften mit einem Umsatz bis zu € 70.000 können den Jahresabschluss sowohl in Papierform als auch elektronisch einreichen. Erfolgt die elektronische Einreichung bis zum 30.6.2019, dann entfällt die Eintragungsgebühr von € 21.
Bei nicht fristgerechter Einreichung (Achtung: es gilt Einlangen beim Firmenbuchgericht!) droht eine automatische Zwangsstrafe von mindestens € 700 für jeden gesetzlichen Vertreter und die Gesellschaft. Die Strafen werden mehrmals und mit ansteigender Höhe verhängt.
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[1] § 277 UGB.
[2] § 280a UGB.
[3] § 221 Abs 1a UGB: zwei von drei Kriterien nicht überschritten: Gewinn 350.000; Umsatz 700.000; 10 Mitarbeiter.
