Ab 1. 1. 2019 sind die individuellen Beitragsgrundlagen sämtlicher Arbeitnehmer monatlich anstelle der Gesamtsumme aller Entgelte an die Sozialversicherung zu melden. Dafür entfallen die Beitragsnachweisung sowie der sozialversicherungsrechtliche Teil im jährlichen Lohnzettel, weil diese Meldungen gänzlich durch die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung ersetzt werden. Dies gilt für Vorschreibebetriebe und Selbstabrechner. Die Verpflichtung zur Übermittlung des Lohnzettels an die Finanzbehörde besteht weiterhin.
Anmeldung und Änderungsmeldungen
Ab 1.1.2019 wird auch die Anmeldung von Beschäftigten neu geregelt. Vor Arbeitsantritt müssen die folgenden Daten gemeldet werden:
- Beitragskontonummer,
- Name und Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
- der Tag des Beschäftigungsbeginns sowie
- das Vorliegen einer Voll- oder Teilversicherung.
- Zusätzlich ist noch anzugeben, ob es sich um einen Arbeiter oder Angestellten handelt und
- wann die betriebliche Mitarbeitervorsorge beginnt.
Die bisherige Mindestangaben-Anmeldung wird es in Zukunft nicht mehr geben.
Die für eine vollständige Anmeldung erforderlichen Daten sind dann mit der ersten monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung zu übermitteln. Diese ist im Regelfall bis zum 15. des Folgemonats zu erstatten. Bei Arbeitsantritt in der zweiten Monatshälfte ist die erste monatliche Beitragsgrundlagenmeldung erst bis zum 15. des übernächsten Monats vorzunehmen, wodurch der Anmeldeverpflichtung endgültig entsprochen wird. Eine frühere Meldung bleibt zulässig.
Mit Einführung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung kommt es auch zu Anpassungen bei der Änderungsmeldung. Arbeitgeber haben weiterhin die Pflicht, während des Bestands der Pflichtversicherung jede für die Versicherung bedeutsame Änderung binnen sieben Tagen dem Krankenversicherungsträger zu melden.
Die Pflicht zur Änderungsmeldung umfasst aber nur jene Änderungen, die nicht in der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung enthalten sind. Die Fälle, die eine Änderungsmeldung erforderlich machen, werden sich daher reduzieren. Die Unterscheidung ist aber insofern bedeutsam, als die Änderungsmeldung innerhalb von sieben Tagen, die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung erst bis zum 15. des Folgemonats zu erstatten sind. Anwendungsfall für eine Änderungsmeldung ist beispielsweise der Umstieg von der Geringfügigkeit auf eine Vollversicherung während eines Monats. Betrifft die Änderung aber einen bereits abgerechneten Zeitraum, so soll nach Angabe der Sozialversicherung die Stornierung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (und keine Änderungsmeldung) vorgenommen werden.
Sanktionen
Werden die Beitragsgrundlagen nicht oder nicht vollständig übermittelt, drohen je nach Dauer der Verspätung gestaffelte Säumniszuschläge (€ 5 bis € 50 pro Dienstnehmer). Wenn nach Ablauf des Kalendermonats immer noch keine monatliche Beitragsgrundlagenmeldung vorliegt, so kann zum einen ein Säumniszuschlag in der Höhe von € 50 vorgeschrieben werden, zum anderen können die monatlichen Beitragsgrundlagen geschätzt werden. Bis zur vollständigen Übermittlung können die Beitragsgrundlagen des Vormonats fortgeschrieben werden. Liegen solche nicht vor, kann der Krankenversicherungsträger diese unter Heranziehung der Daten von Arbeitsverhältnissen beim gleichen Arbeitgeber oder – falls es solche nicht gibt – auf Basis gleichartiger oder ähnlicher Betriebe festsetzen.
Der Beitragszuschlag für Personen, bei denen die Finanzpolizei anlässlich einer Kontrolle feststellt, dass sie nicht vor Arbeitsantritt angemeldet wurden (sogenannter „Betretungsfall“), wird reduziert. Der Beitragszuschlag nach einer unmittelbaren Betretung setzt sich aus zwei Teilbeiträgen zusammen. Der Teilbeitrag für die gesonderte Bearbeitung beläuft sich auf € 400 je nicht vor Arbeitsantritt angemeldeter Person (bisher: € 500). Der Teilbetrag für den Prüfeinsatz beläuft sich auf € 600 (bisher: € 800). Unter gewissen engen Grenzen kann wie bisher ein Teilbetrag entfallen bzw herabgesetzt werden.
Abgesehen vom oben erwähnten Betretungsfall drohen bei allen anderen Meldeverstößen anstelle der bisherigen Beitragszuschläge und Ordnungsbeiträge nunmehr Säumniszuschläge:
- Keine elektronische Anmeldung zur Pflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen ab Beginn der Pflichtversicherung: bis zu € 50;
- keine Meldung der noch fehlenden Daten zur Anmeldung mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung für den Kalendermonat des Beginns der Pflichtversicherung: bis zu € 50;
- keine oder verspätete Abmeldung: bis zu € 50;
- Frist für die Vorlage der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung nicht eingehalten: € 5 bis € 50;
- verspätete Berichtigung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung: Verzugszinsen keine oder verspätete Änderungsmeldung: bis zu € 50.
Die Festsetzung von Säumniszuschlägen wird künftig mit dem Fünffachen der täglichen Höchstbeitragsgrundlage (2019: € 174 x 5 = € 870) pro Kalendermonat gedeckelt. Mit diesem Betrag sind dann sämtliche Meldeverstöße pro Monat pauschal abgegolten, mit Ausnahme von Verstößen gegen die Anmeldepflicht innerhalb von sieben Tagen ab dem Beginn der Pflichtversicherung. Die Versicherungsträger können in bestimmten Fällen „unter Berücksichtigung des Meldeverstoßes auf den Säumniszuschlag zur Gänze oder zum Teil verzichten“. Dabei sind die Art des Meldeverstoßes, die wirtschaftlichen Verhältnisse des Beitragsschuldners, der Verspätungszeitraum sowie die Erfüllung der bisherigen Meldeverpflichtungen zu berücksichtigen.
Meldeverstöße im Übergangszeitraum bis 31. 8. 2019, werden nicht sanktioniert. Davon ausgenommen ist die rechtzeitige Anmeldung von Dienstnehmern vor Arbeitsantritt.
Gemeldete Beitragsgrundlagen können innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Meldezeitraums ohne nachteilige Rechtsfolgen (dh keine Sanktionen bzw Verzugszinsen) von selbstabrechnenden Betrieben berichtigt werden.
Übergangsregelung
Auf Meldepflichten, die Beitragszeiträume vor dem 1. 1. 2019 betreffen, ist die alte Rechtslage weiterhin anzuwenden. Das Jahr 2018 ist daher nach den bisherigen Rechtsvorschriften abzuschließen. Auch die Sanktionsbestimmungen für Meldeverpflichtungen betreffend Beitragszeiträume bis 31. 12. 2018 bleiben aufrecht.
Bis 15. 2. 2019 ist dann die erste monatliche Beitragsgrundlagenmeldung für Jänner 2019 zu erstatten.
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