Grundsätzlich können Gewerbetreibende und Selbständige, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, Betriebsausgaben pauschal ohne Belegnachweis absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass im vor angegangenen Kalenderjahr eine bestimmte Umsatzhöhe nicht überschritten wurde. Diese Umsatzgrenze für Basispauschalierung wurde für 2025 und ab 2026 deutlich angehoben. Für die Beurteilung, ob die Gewinnermittlung mittels Basispauschalierung erfolgen kann, sind alle Betriebseinnahmen iSd § 125 BAO heranzuziehen.
Der Durchschnittssatz für Betriebsausgaben bei freiberuflichen oder gewerblichen Einkünften aus einer kaufmännischen oder technischen Beratung, bei einer Tätigkeit als wesentlich beteiligter Gesellschaftergeschäftsführer, Aufsichtsrat, Hausverwalter sowie bei Einkünften aus einer schriftstellerischen, vortragenden, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeit beträgt 6 %, ansonsten 12 % der vereinnahmten Umsätze. Der Prozentsatz für die Gruppe der nicht gesondert aufgezählten Tätigkeiten wird für 2025 von 12 % auf 13,5 % und dann ab 2026 auf 15 % angehoben.
Sind die Voraussetzungen der einkommensteuerlichen Basispauschalierung erfüllt, können Unternehmer Vorsteuern pauschal mit 1,8 % des Umsatzes geltend machen. Durch die Erhöhung der Umsatzgrenze erhöht sich auch der Betrag der maximal pauschal geltend machbaren Vorsteuern.
Die Auswirkung der Änderungen auf einen Blick:
| bis 2024 | 2025 | ab 2026 | |
| Vorjahresumsatz bis zu | € 220.000 | € 320.000 | € 420.000 |
| Durchschnittssatz für pauschale Betriebsausgaben für bestimmte Einkünfte | 6 % | 6 % | 6 % |
| Pauschale Betriebsausgaben höchstens | € 13.200 | € 19.200 | € 25.200 |
| Durchschnittssatz für pauschale Betriebsausgaben für alle übrigen Einkünfte | 12% | 13,5 % | 15 % |
| Pauschale Betriebsausgaben höchstens | € 26.400 | € 43.200 | € 63.000
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| Vorsteuerpauschale | 1,8 % | 1,8 % | 1,8 % |
| vom Jahresnettoumsatz höchstens | € 3.960 | € 5.760 | € 7.560 |
Zusätzlich zu den pauschalen Betriebsausgaben (siehe obige Tabelle) können bestimmte Betriebsausgaben abgesetzt werden. Diese umfassen Ausgaben für Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe (Umlaufvermögen), Ausgaben für Löhne inklusive Lohnnebenkosten, Fremdlöhne und Fremdleistungen, Pflichtbeiträge zur Kranken,- Unfall- und Pensionsversicherung sowie BMSVG-Beiträge, das Arbeitsplatzpauschale, 50 % der Kosten für ein Öffi-Ticket, Reise- und Fahrtkosten sowie der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrags von 15 % vom pauschalierten Gewinn (höchstens € 4.950). Steuerberatungskosten können Sonderausgaben sein.
Mit der Pauschale gelten alle anderen Ausgaben als abgegolten. Dies trifft auch den Buchwert abgegangener Anlagen, wiewohl die Einnahmen aus dem Anlagenverkauf vollumfänglich in den Einnahmen zu erfassen sind.
Kapitaleinkünfte und Immobilien, die einem Sondersteuersatz von 27,5 % bzw. 30 % unterliegen, fallen nicht unter die Pauschalierungsregelung.
Von einer einmal gewählten Basispauschalierung für die Gewinnermittlung kann zu Beginn eines Kalenderjahres jederzeit abgegangen werden. Eine neuerliche Pauschalierung ist erst nach einer Sperrfrist von 5 Jahren wieder möglich.
Die einkommensteuerliche und die umsatzsteuerliche Pauschalierung können unabhängig voneinander gewählt werden. Bei der Vorsteuerpauschalierung ist auf die Besonderheit zu achten, dass in den Jahres-Nettoumsatz, vom dem pauschal 1,8 % Vorsteuern geltend gemacht werden können, Umsätze aus Hilfsgeschäften (Verkauf von Anlagevermögen) nicht mit einzurechnen sind. Zusätzlich können Vorsteuern aus dem Kauf von Anlagevermögen, Waren und Material sowie Fremdlöhnen bzw. Fremdleistungen abgesetzt werden.
TIPP: Eine Überprüfung bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern bereits im Jahr 2025 klärt die Frage, ob die Basispauschalierung mit der neuen Umsatzgrenze von € 320.000 bzw. € 420.000 angewendet werden kann bzw. soll. Eine Umstellung des Rechnungswesens ermöglicht eine Optimierung der pauschalen Betriebsausgaben und Vorsteuern.
