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Registrierung von Registrierkassen – was ist zu tun?

Über die Einführung, Regelungen und deren Änderungen zur  Registrierkassenpflicht haben wir in unseren vergangenen Beiträge bereits mehrfach berichtet. In diesem Beitrag finden Sie Informationen übe die Hintergründe der Änderungen und wie Sie Ihre Registrierkasse sowie die Signatur- und Siegelerstellungseinheit registrieren können.

Ab 1.4.2017 muss jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulation ausgestattet sein. Der aktive Manipulationsschutz ist am Beleg als QR-Code erkennbar. Der QR-Code beinhaltet einen Signaturwert, der für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse erforderlich ist. Damit werden die Barumsätze chronologisch miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation würde diese geschlossene Barumsatzkette unterbrechen und ist damit nachweisbar.

Im Folgenden ein erster Überblick über die jeweiligen Schritte zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse.

Was muss registriert werden?
Für jedes Kassensystem müssen zwei Komponenten getrennt registriert werden:

  • die Signatur und Siegelerstellungseinheit
  • die Registrierkasse

Die Signatur und Siegelerstellungseinheit
Für jede Registrierkasse muss eine Signatur- und Siegelerstellungseinheit angeschafft werden. Diese Einheit wird von nunmehr drei Vertrauensdiensteanbietern (ATrust, Global Trust, PrimeSign) angeboten. Es empfiehlt sich mit Ihrem Kassenanbieter Kontakt aufzunehmen und zu eruieren welcher Anbieter die für Ihr System passende Einheit anbietet.

Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit wird in aller Regel eine Chipkarte sein. Somit sind je nach Kassensystem auch notwendige Hardwareanschaffungen (z.B.: Kartenlesegerät) zu bedenken.

Wann muss registriert werden?
Alle in Betrieb befindlichen Registrierkassensysteme müssen bis 31.3.2017 registriert werden. Auch die Startbelegprüfung (hierzu weiter unten) muss noch vor dem 1.4.2017 erfolgen. Systeme die ab dem 1.4.2017 in Betrieb genommen werden, müssen innerhalb einer Woche nach Inbetriebnahme registriert werden, die Startbelegprüfung hat dann unmittelbar darauf zu erfolgen.

Wo und Wie muss registriert werden?
Die Registrierung erfolgt über FinanzOnline. Hierzu wurden insg. 4 Verfahren vorgestellt, die wir Ihnen nunmehr kurz erläutern wollen. Die für Ihr Registrierkassensystem passende Variante richtet sich nach den Möglichkeiten der verwendeten Kasse.

  1. Registrierkassen-Webservice
    Diese Registrierung eignet sich für internetfähige Kassen und kann direkt durch / im System via FinanzOnline erfolgen. Das Kassensystem übermittelt hierbei alle notwendigen Daten und Informationen automatisch. Durch den Betreiber der Registrierkasse ist jedoch ein entsprechender Zugang zu FinanzOnline anzulegen.
  2. File-Upload
    Betreiben Sie eine nicht internetfähige Registrierkasse, kann diese jedoch eine entsprechende XML-Datei erzeugen, so kann eben diese XML-Datei bei FinanzOnline hochgeladen werden. Voraussetzung hierbei ist wieder ein entsprechender FinanzOnline Zugang. Wie die Datei ihren Weg von der Kasse bis zu FinanzOnline schafft, konnte die Finanz bis heute allerdings nicht beantworten. In der Regel wird wohl eine Übertragung der Datei mittels USB Stick von der Kasse auf einen Computer notwendig sein, oder die Kasse verfügt über eine entsprechende direkte Verbindung zu einem Computer.
  3. Händische Eingabe über Finanzonline
    Die wohl häufigste Variante ist die manuelle Erfassung der Registrierung bei FinanzOnline. Im sog. Dialogverfahren muss in mehreren Schritten zuerst die Signatur- und Siegelerstellungseinheit und anschließend die Registrierkasse registriert werden.
  4. Ersatzverfahren
    Besteht weder die Möglichkeit der Erzeugung einer XML-Datei, noch hat man einen Internetzugang oder einen steuerlichen Vertreter, so kann im Rahmen eines Ersatzverfahrens die Registrierung mit Hilfe eines schriftlich auszufüllenden Formulars direkt beim Infocenter Ihres Finanzamtes erfolgen.

Belegprüfung
Sowohl der erste Beleg nach erfolgter Registrierung (Startbeleg) als auch der letzte Beleg eines Jahres (Jahresbeleg) muss überprüft werden. Hierfür wurde seitens der Finanz eine eigene App („BMF Belegcheck“) entwickelt die auf allen Smartphones funktionieren sollte. Die App ist in den jeweiligen App-Shops verfügbar. Alternativen zur Belegprüfung mittels App gibt es aktuell keine.

Durch die Belegprüfung werden auch der Startbeleg sowie schließlich der Jahresbeleg bei der Finanz gespeichert und bildet somit auch die Basis etwaiger Überprüfungen im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Nachschauen.

Unsere Tipps für Sie

  • beschaffen Sie sich rechtzeitig eine entsprechende Signatur- und Siegelerstellungseinheit über Ihren Kassenanbieter
  • Informieren Sie sich bei Ihrem Kassenanbieter welche Art der Registrierung für Ihre Kasse & die Signatureinheit möglich ist (nicht alle Kassen bieten die gleichen Möglichkeiten)
  • Registrieren Sie Ihre Signatur- und Siegelerstellungseinheit sowie Ihre Registrierkasse früh genug um eventuelle Probleme rechtzeitig zu erkennen und noch beheben zu können
  • Laden Sie die App „BMF Belegcheck“ auf Ihr Smartphone und testen Sie ob die App mit Ihrem Betriebssystem funktioniert.

Hinweise für den laufenden Betrieb der manipulationssicheren Registrierkasse:

  • Monats- und Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag € 0 (Null), die zum Monats- bzw Jahresende zu erstellen sind. Der Jahresbeleg ist zusätzlich auszudrucken bzw elektronisch zu erstellen, aufzubewahren und mittels BMF-Belegcheck-App zu prüfen.
  • Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist jedenfalls quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern und sieben Jahre aufzubewahren.
  • Bei Ausfall oder Verlust einer Registrierkasse sind Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen oder händische Belege zu erstellen, welche dann nacherfasst werden.
  • Dauert der Ausfall einer Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen eine Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

Die Machbarkeit der einzelnen Umsetzungsschritte nach bestem Wissen und Gewissen bleibt abzuwarten.

Haben Sie weitere Fragen?

Das Team von Gutmann Consulting steht Ihnen jederzeit für Fragen rund um das Thema Registrierkassenregistrierung sowie für Ihre weiteren steuerlichen Anliegen zur Verfügung. Wir unterstützen Sie von Fragen rund um die Anschaffung eines passenden Kassensystems bis hin zur Registrierung der Einheiten. Kontaktieren Sie uns unter office@gutmann-consulting.at oder telefonisch unter +43 2623 72357 .

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